Оформление отказного письма

Часто в практике сертификации возникают случаи, когда продукция не нуждается в обязательном наличии сертификата качества.  Производитель  или поставщик не имеет необходимости обращаться в центры сертификации для получения сертификатов качества на добровольной основе. Но при прохождении таможенного досмотра экспортного или импортного товара, а также при проверке торговых точек соответствующими контролирующими  органами возникают спорные моменты по поводу отсутствия сертификатов качества на определенные товары. Именно в таких ситуациях сложные моменты можно легко разрешить с помощью отказного письма.

Чаще всего отказное письмо предназначается для разрешения спорных моментов в связи с невозможностью точного определения, какому коду по ТН ВЭД или по Общероссийскому классификатору продукции (ОКП)  соответствует данный вид продукции.

У таможенных органов, также как и в органах сертификации существует определенная номенклатура товаров, которые подлежат обязательной сертификации и она разбита на группы по специальным кодам ТН ВЭД. В принципе все ясно и понятно. Тогда зачем же отказное письмо? Оказывается,  изначально код ТН ВЭД может быть  присвоен неверно и при  проверке груза по кодам таможенные органы решают, что товар должен иметь обязательный сертификат качества. Но при проверке этого же товара по кодам ОКП выясняется, что продукция относиться к группе товаров, не подлежащих обязательной сертификации. Во избежание долгой волокиты экспортер должен иметь при себе отказное письмо для таможни.

Для оформления такого документа экспортер или производитель должен обратиться в органы ВНИИС и представить следующие документы:

• Свидетельство, подтверждающее регистрацию юридического лица;
• Контракт на двух языках;
• Спецификацию продукции на двух языках;
• Подробное описание внешнего вида продукции, если код ТН ВЭД сложно определяем;

Отказное письмо для таможни оформляется на официальном бланке ВНИИС и подтверждается гербовой печатью. Адресатом отказного письма является глава ГТК (Государственного таможенного комитета), куда и направляется вместе с копией контракта, согласно которому продукция вывозиться из страны.

Отказное письмо для торговли чаще всего является разъяснительным документом для органов проверяющих торговые предприятия и магазины, а также для потребителей, которые вправе требовать от продавца сертификат качества продукции. Отказное письмо для торговли выдается  сертификационным центром, имеющим необходимую аккредитацию.

Для получения отказного письма для торговли, подаются  следующие документы:

• Свидетельство, подтверждающее регистрацию юридического лица;
• Подробное описание внешнего вида продукции, если трудно определить код ОКП;
• Заявление, содержащее реквизиты предприятия-заявителя, печать и подпись;
• Доверенность на имя получателя отказного письма от предприятия-заявителя.

Отказное письмо для торговли оформляется на бланке выдающего центра сертификации, обязательно наличие гербовой печати. Срок действия такого письма чаще всего устанавливается  как один год. Кстати, этот же срок действия имеет и письмо для таможни. Такие сроки продиктованы тем, что номенклатура товаров подлежащих обязательной сертификации изменяется и дополняется каждый год.

Отказное письмо Роспотребнадзора является результатом санитарно-гигиенического заключения о том, что данный товар соответствует гигиеническим нормам и действующим санитарным правилам. А письма в сфере пожарной безопасности являются подтверждением того, что определенный вид товара не требует обязательной сертификации по критериям пожарной безопасности.

Итак, отказное письмо  - это  документ государственного образца, в котором указывается, что определенный вид продукции не является объектом сертификации, согласно ГОСТ Р. Такой документ оформляется Всероссийским Научно-Исследовательским Институтом Сертификации (ВНИИС) в ответ на запрос от производителя, экспортера или торгового предприятия.

В зависимости от места возможного требования отказного письма различают несколько его разновидностей:

• отказное письмо Роспотребнадзора;
• письмо, принадлежащее к системе пожарной безопасности;
• отказное письмо для таможни;
• письмо, предназначенное для торговли.

В целом отказные письма призваны урегулировать ряд спорных моментов определенных сферах сертификации, облегчая работу,  как производителям и поставщикам, так и контролирующим их органам.